參加了很多招商會議，簡單的開會吃飯者有之，結果是十有六七準客戶流失；精心策劃，全面維護者有之，往往“圈錢”效果良好。一次成功的招商會議是精彩的、充滿績效的，其籌備卻是枯燥的、乏味的，成功后面是精確付出，縝密安排，細節量化。200*年間，筆者策劃和親歷了兩個全球企業的招商全程，其招商成功，取決于籌備期間的細致細膩。
特披露全程細節，與同行交流。
——作者手記
按年度計劃，200*年２月９日～11日，崇泰服飾公司“鳳之韻－200*春季新品發布暨訂貨會”即將舉辦，屆時，全國500余家重點客戶將蒞臨參會。崇泰公司也欲借此強化品牌推廣、渠道建設、鼓舞士氣。為此，企劃部協同各兄弟部門正在緊鑼密鼓籌備中。
彩排——現場驗收
200*年2月7日9時，文如琪總經理攜企劃、總辦、市場、培訓、銷售、倉庫各部主管來到會議籌備現場，進行現場驗收。為了在實際操辦中不出紕漏，給客戶留下嚴謹、老練、運作成熟、掌控能力強的好印象，文如琪經理讓各部門現場彩排會議由遠及近的進程及準備情況。
經過3個小時彩排，讓會議參與者組織對會議流程、現場氛圍、每個環節都有了直觀認識，企劃部經理隨即將筆記本電腦上根據彩排調整完畢的時間推進表及相應的活動內容交文總審閱，內容如下（按實施時間、負責部門人、實施內容、目的順序介紹）：
鳳之韻——崇泰服飾公司200*春季新品發布會暨訂貨會時間推進表
會議地點：國賓館芳菲苑；會議時間：200*年2月9日～11日。
會前
2月1日～8日。市場部經理、銷售部經理：會議期間銷售目標、相關政策支持確認。包括：1.市場部經理：董事長、總經理開幕致詞撰寫；重點客戶代表、新開客戶代表、優秀員工代表營銷心得演講排練；市場部年度政策講解、銷售部銷售技巧場景演練；培訓部對本年度各款服飾賣點、材質、尺碼、下線時間、價格解說詞等一切與會稿件已歸納、匯總、排序完畢，并制作成PowerPoint供現場使用，其內容核心是將公司“最基礎的是最重要的”理念與實際應用再次傳播給參會人員；本次會議銷售目標、相關支持已與2月1日同銷售部確認。2.銷售部經理：獎勵最佳客戶10名，22名優秀客戶的29寸彩電、DVD、證書于2月9日運抵現場；52位準客戶2月11日由培訓、倉庫、銷售、市場、人事、財務各部聯合實施培訓，培訓稿件已歸納、匯總、排序完畢，并制作為PowerPoint供現場使用。目的：提升業績。
（文如琪：特別強調一下，會議期間，市場、銷售、培訓各部要以老客戶為主體進行政策、回款溝通。會議結束后，培訓部老師、銷售部資深人員要迅速跟進至準客戶區域，保障對我們的合作伙伴評估到位、溝通到位、培訓到位、回款到位。這是生死時速，務必執行。）
2月1日～3日。銷售部經理：銷售目標、相關支持2月3日已于各區域最小單位分解完畢。截至2月6日， 1月、2月貨款客戶已100%匯入公司賬戶，已有92%客戶將200*年全部新產品定金發付。目的：提升業績。
2月1日～6日。市場部經理、倉庫主任：春季新品、POP、海報、宣傳冊、促銷品、陳列標準、價格標簽、包裝紙袋、培訓光碟2月1日已配送至全國各個店面，按公司計劃，2月2日全線展開銷售。目的：加速品牌推廣、渠道建設。
2月1日～2日。培訓部經理：會議主持、嘉賓主持確認、演練，與參會人員互動演練。本次會議主持人由培訓部確認，從客戶中選擇嘉賓主持1名與公司兩名主持組成，臺詞演練已結束。目的：活躍會議氣氛，引領輿論導向。
2月6日。總辦主任：會議日程安排表確認發送至每個帶隊銷售人員，由其傳達、復印至各客戶人手一份。客戶交通往來通暢問題已與公安系統協調完畢。519家重點客戶姓名、性別、地區、聯系方式、客房、住宿已協同賓館安排到位，他們由各區銷售人員帶隊，2月9日簽到，屆時我部協同賓館營銷人員在機場、車站全天迎接。目的：確保會議順利進展。
2月7日～12日。企業部分工，市場、培訓、銷售、財務、倉庫各部執行（另附全案）：督導組20名成員派駐各區域市場。目的：1.貫穿會議全程每一個準備工作接觸點對執行過程全面檢查、督導、反饋。2.保障會議期間市場平穩。
會中
2月9日～11日會議全程：
總辦主任：會議期間，公司專用停車場、導引牌、簽到處由公司與賓館營銷部、保安部聯合負責，確保外圍順利；與賓館醫護人員聯合于會議期間在賓館內24小時值班待命；會議期間天氣預報；除正餐外，會議期間賓館餐飲部專門安排有上午茶、下午茶、宵夜。目的：保障參會人員賓至如歸。
企業部經理：配備影音設備3套，全程編輯。目的：用于店面宣傳、客戶留念、媒體傳播。
培訓部經理：1.會議期間，與賓館燈光師、音響師聯合調節現場燈光、音響效果。2.專人組織《銷售與市場》、《瑞麗》等為主體的記者團全程參與會議，12日安排參觀公司總部、生產線、銷售現場，配合做相關報道。目的：引領輿論導向。3.賓館大廳前新品形象區實物陳列全部到位；現場培訓部2名老師、銷售部20位服務人員分組負責解答客戶疑問。目的：展示新產品，激發客戶定購欲望。
2月9日～9月30日。企劃部分工，市場、培訓、銷售各部執行（另附全案略）：知名媒體軟硬傳播、服務熱線親切咨詢、顧客回訪、重點客戶維護、各店面新品突出整體形象、公司網頁內容更新。目的：貫穿營銷全程每一個接觸點。
2月9日：
5：00～24：00。銷售部經理：592名參會人員座位編號、胸牌、著裝、新品圖冊、筆記本、圓珠筆、計算器、新品訂單、會議評估表、紀念品、辦公包準備好并發放至個人。目的：1.規范參會秩序。2.保障參會人員會議期間辦公、訂貨便利。
隨時簽到。總辦主任：客戶報到時同時通知返程航班、車次票據于2月11日在賓館1012房由其帶隊銷售人員領取。目的：確保會議進展順利。
5：00～24：00。總辦主任：與會人員全天自助餐服務。目的：保障參會人員賓至如歸。
9日～11日7：00～8：30。銷售部經理：組織每次17名，3天共計51名準客戶與董事長、總經理進行早餐溝通。目的：提升廠商合力。
9日～11日21：00～21：50。銷售部經理：組織每次20名，3天共計60名，具備可持性發展潛力的重點客戶與董事長、總經理進行晚茶溝通。目的：提升廠商合力。
2月10日：
2：00～24：00。市場部經理：市場部與賓館營銷部、保安部30人于會議期間負責現場維護。目的：保障會議順利進行。
9：05～9：20。市場部經理：總經理演講“最基礎的是最難做到的”。目的：理念傳播。
9：20～9：50。市場部經理、銷售部經理：重點客戶代表講解“現場管理20條軍規”及配套小品演示。目的：“最基礎的是最重要的”理念在實際應用中案例傳播。
9：50～10：20。市場部經理、銷售部經理：新開客戶代表講解“賬目管理心得”及配套小品演示。目的同前。
10：20～10：35。總辦主任：茶歇時間。目的：松弛參會人員身心，提供非正式組織討論時間。
10：35～11：00。市場部經理、銷售部經理：優秀員工代表談營銷心得——“服務三部曲實際應用”及配套小品演示。目的同前。
11：00～11：30。市場部經理：春季季政策講解。目的：傳播公司新政策。
11：30～12:00。銷售部經理：現場銷售人員基礎知識“視、聽、動、說、觸服務中實際應用”與配套小品演示。目的：“最基礎的是最重要的”理念在服務應用中的技術傳播。
12：00～13：20。總辦主任：午餐時間。目的：松馳參會人員身心，提供非正式組織討論時間。
13：00～13：25。培訓部經理：新品時裝秀模特20名，由培訓部2名老師指導，銷售部20位服務人員安排點對點幫助著裝，以產品系列方式排序準備出場。目的：保障時裝秀及解說質量。
13：30～15：00。市場部經理、培訓部經理：培訓部對本年度各款服飾賣點、材質、尺碼、下線時間、價格解說與時裝秀同步演出。目的：展示新產品，激發客戶定購欲望，指導客戶現場下定單。
15：00～15:15。總辦主任：茶歇時間。目的：松弛參會人員身心、提供非正式組織討論時間。
15：15～16：35。銷售部經理：最佳客戶10名,優秀客戶22名頒獎典禮與會場互動（證書、29寸彩電、DVD）。目的：提升廠商合力。
16：35～18：00。各部經理：專題講座及與臺下人員互動。目的：加強廠商溝通。
18：00～24：00。培訓部經理：狂歡夜－美食、娛樂、歌舞、游戲、公司知識搶答、抽獎多位一體進行。目的：提升廠商合力。
2月11日：
8：00～17：30。銷售部經理：52位準客戶由培訓、倉庫、銷售、市場、財務、人事各部聯合實施培訓，內容為公司文化、市場定位、人力資源、團隊建設、訂貨流程、定單制作、現場管理、陳列與服務、賬目報表制作、新品試穿感悟、銷售現場考察11項。目的：1.提升廠商合力。2.保障客戶行為標準與公司一致。3.保障廠商溝通、成長平臺一致。
13：00～17:00。銷售部經理：由帶隊銷售人員協同，觀看新品形象展示、優秀店面現場考察、協助訂單制作。目的：提升廠商合力。
17：00～17：30。銷售部經理：由帶隊銷售人員協同，收取訂單、會議評估表。目的：1.統計定貨量。2.吸收客戶經驗。
17：30～22：50。各部經理：團體合影、自由合影、送賓酒會。目的：提升廠商合力。
19：00～21：30。各部經理：核心客戶咖啡廳分組溝通。目的：提升廠商合力，核心客戶重點輔導。
會后
2月12日9：00～11：00。企劃部經理：賓館1012房將推進表及附件返還企劃部經理并進行善后小結。目的：及時匯總各方信息并解決。
2月12日～14日。銷售部經理、培訓部經理：培訓部老師、銷售部資深人員迅速跟進至準客戶區域，保障對合作伙伴評估到位、溝通到位、培訓到位、回款到位。目的：拓展空白區域，提升銷售業績。
2月15日。市場部經理、倉庫主任：根據本次會議客戶定單，200*年3月的產品以銷定產，同時制定第二季度的生產計劃。目的：保障資金使用、貨品供配合理。
3月1日～27日。市場部經理、倉庫主任：4月新品庫存、銷售支持物品、配送系統準備完畢，貨量充沛。貨品調配中心接到財務派單后，根據地理位置不同，確保客戶2～6日內可收到實物。目的：保障貨品流速。企劃部經理、倉庫主任：會議光碟、團體合影、自由合影隨貨發送至客戶。目的：提升廠商合力。
備注：
1.賓館1012房為會議值班室，總辦專人留守。24小時值班手機×××， 內線電話×××。
2.會議籌委會人員、參與各項活動人員的手機請保持24小時開機，并調至振動狀態，隨身攜帶。
3.后附會議籌委會人員、參與上述各項活動人員、參會全部人員：姓名、性別、職務、參會內容、地點、時間、聯系方式、客房號（本文略）。
4.后附賓館會議區、茶歇區、咖啡廳、餐廳詳細布局圖及功能介紹。
總經理批示：
本表及附件，36名會議籌委會人員、參與各項活動核心人員會議期間需隨身攜帶，及時服務周邊參會人員， 2月15日9:00～11:00籌委會人員在公司會議室進行善后總結。
總經理：文如琪
200*年2月7日17:55
后記
“工欲善其事，必先利其器”。詳實準備為“鳳之韻——崇泰服飾公司200*春季新品發布會暨訂貨會”鋪下了良好基礎，兩天后，會議順利舉行。公司品牌推廣、渠道建設、全員士氣又上新臺階。
會議評估分數統計完畢后，大家看到重點客戶代表、新開客戶代表、優秀員工代表營銷心得及配套小品得到了最高分，顯然，這些“最基礎的是最重要的”理念在實際應用中的案例傳播，將會為崇泰服飾公司長期發展奠定更深厚的基石。
在善后會議中，各部門經理討論總結各項細節，也一致認為請客戶為客戶主持會議，請客戶為客戶解惑答疑，請客戶說服客戶，請客戶引領客戶這種營銷方式對公司而言是事半功倍，應當作為公司運作慣例，延續使用！
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